STILL Polska zachęca do e-fakturowania

Według raportu „Wybieram e-faktury: B2B”, 76 proc. firm dostrzega korzyści, jakie niesie ze sobą korzystanie z faktur elektronicznych. Zarazem zaledwie 12 proc. ankietowanych przedsiębiorstw zadeklarowało, że zamierza unowocześnić swoje procesy księgowe i przejść na e-faktury w ciągu roku od wypełnienia ankiety. Najważniejszą barierą powstrzymującą firmy przed tą modernizacją jest przyzwyczajenie do papierowych dokumentów – wskazało na nie aż 45 proc. respondentów. Warto jednak zmienić przyzwyczajenia. Według ekspertów elektroniczne faktury są nie tylko bardziej przyjazne środowisku, ale także wygodniejsze, tańsze i bezpieczniejsze w użyciu. Oto najważniejsze czynniki uzasadniające przejście na e- faktury.

 

e-faktury są znacznie bardziej ekologiczne

Według szacunków związków pracodawców, w Polsce wystawia się w ciągu roku od 1,5 do 4 mld papierowych faktur. Na wydruk dokumentów w takiej liczbie potrzeba od 7,5 do 20 tys. ton papieru. Produkcja 1 tony papieru wymaga ścięcia 17 drzew. Całkowite wyeliminowanie z obiegu papierowych faktur pozwoli więc ocalić rocznie 125 – 330 tys. drzew, czyli od 64 do 170 ha lasu! Dodatkowe negatywne oddziaływania wiążą się z transportem drzew i papieru, wydrukiem (trudne w utylizacji toksyczne kartridże i tonery) oraz pocztową wysyłką faktur. Według szacunków EcoPortalu koszty środowiskowe papierowego fakturowania opiewają na co najmniej 120 MWh energii elektrycznej (czyli około 90 ton wyemitowanego do atmosfery CO2) oraz zanieczyszczenie 6,6 mld litrów wody – tyle, ile zmieściłoby się w 3 tys. basenów olimpijskich. Przejście na e-faktury wpisuje się więc w trend sustainability. Może z powodzeniem stać się elementem zielonej strategii firmy i przyczynić się do budowania przewagi konkurencyjnej w relacjach z kontrahentami zwracającymi uwagę na kwestie zrównoważonego rozwoju. Korzystanie z e-faktur przynosi także szereg korzyści osobom odpowiedzialnym za administrowanie dokumentami księgowymi.

 

e-faktury są bardziej wygodne w użyciu

Do najważniejszych z punktu widzenia odbiorcy faktur korzyści z wdrożenia elektronicznych wersji dokumentów należy minimalizacja kosztów ich archiwizacji i zabezpieczania. Na wymagane przepisami przechowywanie i katalogowanie faktur z ostatnich lat w wersji elektronicznej nie trzeba poświęcić ani jednego segregatora i ani jednej półki. Co więcej, każdą pozycję można łatwo wyszukać bez żmudnego przerzucania kartek. E-faktury skracają czas pracy konieczny na obsługę dokumentów księgowych także ze względu na brak konieczności skanowania kolejnych stron i przepisywania danych do programów księgowych. Co więcej, w razie potrzeby sprawdzenia dokumentów, są one dostępne upoważnionym osobom z każdego miejsca z dostępem do Internetu. Według danych raportu „Wybieram e-faktury: B2B” firmy, które przeszły już na e-faktury jako powody decyzji wskazują: oszczędność (pieniędzy i czasu – odpowiednio 89 i 81 proc. wskazań), wygodę (68 proc.), bezpieczeństwo danych (68 proc) oraz łatwość przechowywania (60 proc.).

 

e-faktury gwarantują wszechstronne poczucie bezpieczeństwa

Obawa o bezpieczeństwo danych jest drugą po przyzwyczajeniu do papierowych dokumentów przyczyną niechęci względem przejścia przedsiębiorców na e-faktury. W badaniach na potrzeby raportu „Wybieram e-faktury: B2B” wskazało na nią 35 proc. respondentów. Eksperci wskazują jednak na fakt, że to właśnie dokumenty w wersji elektronicznej niosą mniej zagrożeń. Wysłana pocztą faktura papierowa może trafić w niepowołane ręce, ulec zniszczeniu lub zagubieniu. Dostęp do faktur elektronicznych jest niezależny od tego typu zdarzeń losowych. Co więcej, zarządzające e-fakturami systemy internetowe wymagają logowania chronionym i szyfrowanym połączeniem SSL. Ponadto, nawet jeśli dokument zostanie usunięty z konta w komputerze, pozostanie dostępny na koncie klienta w serwisie usługodawcy. W razie potrzeby faktura może zostać także ponownie przesłana przez dostawcę. Korzyścią z obszaru bezpieczeństwa, którą rzadko braliśmy pod uwagę przed rokiem 2020, jest także brak konieczności fizycznego kontaktu w celu dostarczenia e-faktury.

 

Wprowadzenie e-faktur to krok w przyszłość

Choć brzmi to jak frazes, e-faktury to przyszłość. Nie chodzi tylko o to, że od lat sukcesywnie odchodzi się od papieru oraz że coraz więcej operacji prowadzonych jest w chmurze. Wszystko wskazuje na to, że przejście na e-fakturowanie będzie wkrótce obowiązkowe. Jak wynika z doniesień rp.pl, Ministerstwo Finansów rozpoczęło prace nad zmianami w ustawie o VAT. W pierwszej kolejności elektroniczne dokumenty będą opcją traktowaną na równi z papierowymi odpowiednikami. Najprawdopodobniej od 2023 roku ich stosowanie stanie się wymogiem. – Cyfryzacja i automatyzacja są obecnie najważniejszymi trendami w intralogistyce. Jako STILL Polska upowszechniamy inteligentne produkty i usługi pozwalające zwiększać efektywność dzięki komputerowym systemom i łączności online - mówi Wojciech Szmulczyński, Dyrektor Handlowy STILL Polska. – Spójne z tą postawą jest korzystanie z e-faktur i ich propagowanie. Zachęcamy naszych klientów do skorzystania z tej innowacyjnej formy prowadzenia księgowości. Dostrzegamy jej wartość zarówno w obszarze bezpieczeństwa oraz komfortu i kosztów pracy, ale także zmniejszania środowiskowych kosztów działalności naszej i naszych klientów – podsumowuje.

 

Jak przejść na e-faktury ze STILL Polska?

To bardzo proste. Wystarczy przesłać na adres finanse@still.pl maila z informacją o chęci otrzymywania faktur elektronicznych. W odpowiedzi otrzymają Państwo formularz porozumienia, na mocy którego przejdziemy na elektroniczny obieg dokumentów. Jeśli posiadają Państwo własny wzór podobnego porozumienia, także jego dołączenie do wiadomości przesłanej na powyższy adres jest skuteczną metodą rozpoczęcia korzystania z e-faktur.